Pengajuan Perjalanan Dinas & Settlement

Modul perjalanan dinas/ business travel terbagi kedalam dua bagian utama yang saling berhubungan, yaitu:

1. Apply for Business Travel: digunakan untuk mengajukan rencana perjalanan dinas beserta anggaran/ budget perjalanan
2. Apply for Travel Settlement: digunakan untuk merealisasikan perjalanan dinas dengan cara memasukkan biaya aktual yang kemudian akan digunakan untuk melakukan penggantian biaya perjalanan/ reimbursement

Berikut beberapa ketentuan perjalanan dinas yang perlu diketahui:

A. Apply for Business Travel

Berikut langkah-langkah untuk mengajukan perjalanan dinas:

1. Pilih modul "Business Travel" seperti gambar dibawah. Atau pilih "More" kemudian scroll kebawah sampai terlihat menu "Business Travel."

2. Pilih "Apply for Business Travel" seperti gambar dibawah.

3. Selanjutnya pilih "Apply"/ "Ajukan" seperti gambar dibawah.

4. Selanjutnya pilih salah satu pilihan pada layar Search Travel Group seperti yang ditunjukkan dibawah ini.

Penjelasan terhadap kebijakan pada Search Travel Group. Untuk lebih lengkap bisa menghubungi HRBP:

5. Kemudian pilih salah satu Travel Type yang adadibawah ini sesuai dengan kebutuhan. Untuk memastikan pilihan yang tepat harap berkoordinasi dengan GA atau cek melalui traveloka corporate yang dimiliki masing-masing karyawan (jika ada).

Berikut penjelasan mengenai travel type perjalanan dinas:

6. Tambahkan destinasi/ tujuan perjalanan dinas.

7. Masukkan kota keberangkatan.
8. Masukkan kota tujuan.
9. Masukkan tanggal dan waktu awal perjalanan dinas.
10. Masukkan tanggal dan waktu akhir perjalanan dinas.
11. Pilih tipe transportasi yang akan digunakan.
12. Masukkan tujuan dari perjalanan dinas.
13. Setelah selesai klik next/ Lanjutkan.

Berikut penjelasan mengenai transport type atau tipe transport yang dapat dipilih:

14. Selanjutnya akan tampil layar dimana karyawan bisa melihat budget summary dari perjalanan dinas yang akan dilakukan. Saat ini tidak ada yang perlu di-input terlebih dahulu. Klik next/ Lanjutkan.

15. Layar cash advance akan tampil seperti dibawah ini. Layar ini hanya untuk pencatatan saja, untuk pengambilan cash advance masih menggunakan cara as-is.
16. Jika sudah selesai melakukan input, klik next/ Lanjutkan

17. Masukkan deksripsi secara jelas untuk tujuan perjalanan dinas yang dilakukan.
18. Selanjutnya layar paling terakhir akan muncul yang mana karyawan dapat melampirkan attachment jika diperlukan, bisa berupa undangan dan lain sebagainya.
19. Pada layar ini jika cost center/ pusat biaya kosong, harap untuk melaporkan hal tersebut kepada HRBP. Jika sudah selesai melakukan klik save/ simpan

20. Apabila proses pengajuan perjalanan dinas sudah selesai, maka status awal yang akan terlihat adalah "Open"/ "Terbuka". Perjalanan dinas telah selesai diajukan.
21. Apabila pengajuan perjalanan dinas sudah disetujui oleh atasan silahkan memesan tiket melalui traveloka corporate atau melalui GA/ FAS (khusus untuk area).

B. Apply for Travel Settlement

Berikut langkah-langkah untuk mengajukan perjalanan dinas:

1. Pilih modul "Business Travel", atau pilih "More" kemudian scroll kebawah sampai terlihat menu "Business Travel", kemudian pilih "Apply for Travel Settlement."

2. Rubah status menjadi "All" untuk melihat pengajuan perjalanan dinas dengan status "Verified".
3. Pilih perjalanan dinas yang akan di-settle atau diselesaikan.

4. Klik "Next"/ "Lanjutkan".

5. Pastikan budget sudah sesuai dengan perjalanan dinas yang dilakukan.
6. Selanjutnya klik "Apply Settle".

7. Untuk setiap bagian seperti hotel, tiket pesawat dan lainnya, uang makan, transportasi dari dan ke bandara/ terminal bis, dan laundry jumlah atau nilai yang akan di-settle wajib diisi. Tetapi apabila kosong harap untuk diisikan dengan angka nol. Hal ini berlaku untuk hotel dan tiket transportasi seperti pesawat terbang, walaupun tidak akan diklaim oleh karyawan. Nilai hotel atau tiket ini dapat dilihat pada invoice yang dikirimkan oleh traveloka atau berdasarkan informasi dari GA.
8. Setelah pengisian selesai silahkan klik tombol "Next"/ "Selanjutnya."

9. Upload/ unggah seluruh lampiran yang dibutuhkan untuk mengajukan reimbursement.
10. Apabila sudah selesai klik "Save"/ "Simpan."
11. Selanjutnya tunggu beberapa saat sampai pengajuan tersimpan. Semakin banyak dan besar ukuran file lampiran yang di-unggah maka sistem akan semakin membutuhkan waktu yang lebih lama.

Setelah selesai dan settlement sudah disetujui oleh atasan maka karyawan dengan level supervisor keatas harus memberikan bukti fisik kepada Finance atau FAS dengan mengakses HRIS melalui web.

11. Setelah masuk kedalam web HRIS pilih "Employee Self Service".
12. Pilih menu "Business Travel."

13. Pilih travel settlement yang telah disetujui oleh atasan.
14. Klik View Details

14. Selanjutnya klik "Settlement Detail".
15. Selanjutnya print halaman "Settlement Detail" sebagai bagian dari dokumentasi untuk diserahkan kepada bagian Finance.

Appendix: Business Travel

Kwitansi dalam bentuk dot matrix dapat diterima karena tertulis nama restoran dan jumlah yang dibayarkan secara total.

Kwitansi manual dapat diterima apabila tertulis nama restoran / stempel restoran / tandatangan pemilik restoran dan jumlah yang dibayarkan secara total.

Kwitansi dalam bentuk thermal dapat diterima apabila tertulis nama restoran dan jumlah yang dibayarkan secara total.

Syarat penggantian bensin untuk COP / CBM adalah jumlah yang sesuai dari sisi jarak ataupun jumlah yang tertera pada kwitansi / struk bensin.

Contoh 1:

Contoh 2:

Apabila pemesanan makanan / minuman melalui aplikasi seperti Grab, Gojek, Shopee Food, atau aplikasi lainnya maka yang wajib disertakan di dalam lampiran adalah struk/ kwitasi dari aplikasi yang digunakan, karena di dalamnya terdapat bukti pembayaran yang lebih detail.